FATURALARDA KULLANILAN ÖDEME TERİMLERİ VE HIZLI TAHSİLAT YÖNTEMLERİ

fatura, etkili fatura, fatura ödeme vadesi, ödeme şekilleri, payment terms, etkili fatura, fatura bilgilendirme, müşteriye fatura hatırlatma, hızlı fatura tahsilatı, gecikmiş fatura, fatura bilgilendirme, mutabakat, cari mutabakat, muhasebe mutabaktı, ödeme koşulları, peşin ödeme, mal mukabili, vesaik mukabili, vadeli fatura, PLA, NET 7, NET 10, NET 30, NET 60, NET 90, EOM, 21 MFI, COD, CND, CBS, CIA, CWO, 1MD, 2MD, CONTRA, stage payment, bill of exchange, cash account, letter of credit, LC, faturalarda kullanılan ödeme terimleri, faturalarda geçen ödeme terimleri, faturalarda yer alan vade tanımları

Faturalar

Genel olarak, Uluslararası ödeme yöntemlerine ilişkin yazılar, ödeme şekillerini açıklar, yani peşin ödeme, mal mukabili, vesaik mukabili, akreditif gibi… Aslında konu bununla bitmiyor. Faturalarda yer alan bazı ibareler siz eğer dikkat etmezseniz veya anlamını bilmiyorsanız, farkında olmadan istemediğiniz bir ödeme şeklini kabul etmenize sebep olabilir.

Örneğin bir ihracatçısınız ve Fransa'daki müşterinizden gelen bir sipariş formunda yer alan “60 days EOM” ödeme ibaresini aynen faturanıza işlediniz fakat bu terimin "ay sonu + 60 gün" olduğunu bilmiyorsanız finansman hesaplarınızda beklenmeyen gecikmeler yaşanacaktır.

Faturada yanlış yazılan ya da tarafların dikkat etmediği ibarelerle belirtilen ödeme koşulları sonradan ciddi ihtilaflara ve güven problemlerine de sebep olabilmekte. Dolayısıyla faturalarda yazan ödeme şartlarını ve kısaltmaları açıklayan bu yazı işinize yarayacaktır.

Ödeme süresi, tedarikçinin sunduğu mal veya hizmetler için müşterinin faturayı vadeli olarak ödemesine izin verilen gün sayısını belirtir. Herhangi bir işletme, maaş, lojistik vb. Gibi işletme giderlerini karşılamak için vadeli alacaklarına dikkat etmelidir.

Ödeme gecikmeleri nakit akışını kesintiye uğratabilir ve bu durum üretim yapmak ve/veya hammadde satın almak için gereken nakit sıkıntısı ile sonuçlanır. Dolayısıyla, optimum ödeme şartlarının belirlenmesi ve faturalar üzerindeki ödeme vadesine yönelik ibarelerin netleştirilmesinde fayda var. (www.ihracat.co)

FATURA HAZIRLANIRKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER

1) Fatura üzerinde kullanılabilecek ödeme talep ve rica ibareleri

Faturanızın ödeme yani payment term kısmından sonra. Profesyonel ifadeler taşımak üzere, kibarca faturanızın zamanında ödenmesine yönelik bir hatırlatma notu ekleyebilirsiniz. Örneğin “XX gün içinde faturanızın ödenmesini rica ederiz” veya “Ödemenizi zamanında yaptığınız için şimdiden teşekkür ederiz” gibi

2) Faturada gerekli tüm bilgilerin yazılması, fatura bilgilerinin doğru analizi

Faturalandırılan öğelerin ayrıntılı bir açıklaması ör. Malın alındığı tarih, teslim edilen malların tarifi, birim başına fiyat, toplam fiyat, vergi miktarı vb., Satıcının ne için ne kadar ödeme yapacağının açık bir şekilde belirtilmesi vesilesiyle, sonradan yaşanacak karışıklıkları veya ödeme tarihi geldiğinde müşterinizden gelecek sorular sebebiyle yaşanacak gecikmeleri engellemiş olursunuz.

Aynı şekilde, fatura reddini ve ödeme gecikmesini önlemek için tüm ayrıntıların zorunlu olduğu ve faturada belirtilmesi gereken müşteri ile ilgili bilgileri edinmek önemlidir. Birçok satıcı, Satın Alma Siparişi numarası, etiketleme detayları, fatura kopyasının gönderilmesi gereken harici bir adres veya departman bilgisi eksik olduğundan faturasını vadesinde ödememekte, başlangıçta gözardı edilmiş bu süreçler tamamlanana kadar ödeme yapmamaktadırlar.

3) Faturada belirtilen vade terimlerinin yanına açıklama yazılması

Ticari terimlerle net 30 ya da net 45 gibi terimler yaygın kullanılmakla birlikte, finans terminolojilerini sınırlı bilenler açısından yanlış anlaşılmalar yaşanabilir. 'Net' yerine 'gün' gibi kelimelerin kullanımı ve '60 gün içinde Ödenecek' gibi açıklayıcı ödeme koşullarının eklenmesi, zamanında ödeme alma ihtimalinizi arttıracaktır.

4) Gecikme faizi

Ödemenin vadesinin dolması durumunda gecikme faizi uygulanabileceğine ilişkin faturaya bir not eklemek faydalı olabilir. Geç ödenecek faturanın kendisi için ekstra bir maliyet yaratacağını bilmesi, müşterinizin vade konusunda daha dikkatli olmasını ve belki elindeki diğer vadeli faturalara göre size öncelik tabımasını sağlayabilir.

5) Kısa vadeli ödeme politikası

Daha uzun vadeli ödeme koşulları birkaç müşterimiz için mümkün olsa da, müşterilerle olan ilişkinizi kurarken 15 veya 30 gün gibi kısa vadeli ödeme koşulları uygulamanızda fayda var. Daha kısa bir ödeme dönemi, işletme gereksinimlerini karşılamak için daha hızlı nakit akışı ve yeterli işletme sermayesi sağlayacaktır. (www.ihracat.co)

FATURALARDA ÖDEME YÖNTEMİ OLARAK KULLANILAN KISALTMALAR

Özellikle ABD ve bazı Avrupa ülkelerinde, Fatura hazırlanırken yaygın olarak kullanılan, ödeme vade ve koşullarını belirtmek için eklenen kısaltmalar ve açıklamaları aşağıdaki tabloda görebilirsiniz.

Fatura keserken sadece bu terimleri değil açıklamalarını da kullanmakta özellikle bu terminolojiye yabancı müşterileriniz açısından faydalı olacaktır. Eğer siz müşteri konumundaysanız, tedarikçinizden gelen faturalardaki ödeme terimlerini analiz ederken bu tablonun faydası dokunabilir.

FATURALARDA ÖDEME YÖNTEMİ OLARAK KULLANILAN KISALTMALAR
İngilizce Kısaltma	İngilizce açıklama	Türkçe Karşılığı
PIA	Payment in advance	Peşin Ödeme
Net 7	Payment seven days after invoice date	Fatura tarihi + 7 gün vade
Net 10	Payment ten days after invoice date	Fatura tarihi + 10 gün vade
Net 30	Payment 30 days after invoice date	Fatura tarihi + 30 gün vade
Net 60	Payment 60 days after invoice date	Fatura tarihi + 60 gün vade
Net 90	Payment 90 days after invoice date	Fatura tarihi + 90 gün vade
EOM	End of month	Ay sonu
21 MFI	21st of the month following invoice date	Faturayı takip eden ayın 21. günü
1% 10 Net 30	1% discount if payment received within ten days otherwise payment 30 days after invoice date	10 gün içinde ödenirse %1 indirim, aksitakdirde 30 gün vadeli
COD	Cash on delivery	teslimatta Ödeme
Cash account	Account conducted on a cash basis, no credit	Peşin hesap
Letter of credit	A documentary credit confirmed by a bank, often used for export	Akreditifli Ödeme
Bill of exchange	A promise to pay at a later date, usually supported by a bank ( www.ihracat.co )	Sonraki gün ödemeli
CND	Cash next delivery	Bir sonraki sevkiyatta ödeme
CBS	Cash before shipment	Sevkiyattan önce ödeme
CIA	Cash in advance	Peşin Ödeme
CWO	Cash with order	Sipariş geçildiğinde ödeme
1MD	Monthly credit payment of a full month's supply	Ay boyunca geçilen siparişlerin ödemesi
2MD	As above plus an extra calendar month	Bir sonraki ay dahil 2 aylık siparişlerin ödemesi
Contra	Payment from the customer offset against the value of supplies purchased from the customer	Şirketlerin karşılıklı borçlarının birbirine sayılması
Stage payment	Payment of agreed amounts at stage	Anlaşma anında ödeme yapılması

HIZLI FATURA TAHSİLATI İÇİN ÖNERİLER

1) Fatura gönderim yöntemi

E-fatura kullanmayan işletmeler için posta ve kurye ile fatura gönderimi hala klasik bir yöntemdir. Bunun alternatifi, firmanıza ait bir internet portalında müşterilerinizin kolayca oturum açabileceği, sipairşlerini ve faturalarını görebileceği bir online web sistemi kurmanızdır. Diğer seçenek, faturaları e-postayla göndermektir. Her iki seçenek de kağıtsız, hızlı, düşük maliyetli, birer yöntemdir. Ancak şirketinize ait bir online web sistemi, kontrolü, raporlaması ve analizi açısından daha profesyonelce ve faydalı olacaktır.

2) faturalarda Erken ödeme için indirim

Herkes teşviklerden hoşlanır ve müşterileriniz de farklı değildir. Erken ödeme indirimi nakit sıkıntısı çekmeyen müşterilerinizi motive edebilir. Fatura, vade tarihinden önce olan belirli bir dönem boyunca ödeniyorsa, toplam fatura tutarında% 1 % 2 gibi oranlarda indirim sunmak yaygın bir uygulamadır. Örneğin. “1% 10 - net 30.” Yukarıdaki tabloda yer alan ödeme terimlerin biridir ve 30 gün vadeli bir faturayı ilk 10 gün içinde %1 indirimle ödenebileceğini ifade eder.

3) Faturalar için Çoklu ödeme seçenekleri

Günümüz artık dijital bankacılık dönemidir. Müşterilerinize nakit elden ödemenin yanısıra farklı bankalardan hesap açarak birden fala bnakaya EFT ve havale yoluyla ödeme şansı vermeniz önemlidir. (www.ihracat.co)

4) Fatura Ödeme süresi rasyonelleştirme

Sözleşme usulü çalışıyorsanız, Sözleşmelerinizde veya ek evraklarda ihtilafa sebep olabilecek, Tutarsız ödeme koşullarının hızlıca tespiti, ödeme gecikmelerine yatkınlık arz eden maddeler içermemesi için tüm evrakalrınızı dikkatli hazırlayın. Ödeme süresinin kısaltılması, işletme sermayenizi artırabilir, ancak daha uzun vadeli müşteriler için faydalıdır. Ödeme dönemi rasyonalizasyon yaklaşımı, her iki yönü dengelemek ve piyasa koşulları ile müşterinizin şartlarını doğru analiz ederek, optimal ve uygulanabilir teklifler verebilmenizi sağlamak açısından önemlidir.

5) Fatura Erken ödeme hatırlatıcıları

Etkili bir tahsilat stratejisi olarak, ödeme hatırlatıcısı olarak, ödeme gününden birkaç gün önce otomatik hatırlatma e-mailleri atabilir, bilgilendirme telefonları açabilirsiniz. Genellikle müşteriler kasıtlı olarak geç ödeme yapmazlar, ancak çok fazla sayıda faturaları olduğunda bazen bazılarını ötelemeyi, unutmayı tercih ederler. Hatırlatmaya yönelik bilgilendirmeler, bu tip durumlarda faydalı olacaktır.

6) Zamanında faturalama

Tedarikçinin ödemeyi takip etmesini beklemenin aksine, sipariş teslim edilir edilmez faturanızı oluşturmak önemlidir. Belirli bir faturalandırma tarihinin sabit bir ödeme vadesi olması, müşterilerin yaklaşan faturalandırma döngüsünü öngörmesi ve zamanında ödeme yapması açısından yararlıdır.

7) Müşterilerle sağlıklı ilişki kurmak

İyi bir ilişki ve proaktif iletişim, ödeme ile ilgili sorunları öngörüp engellemek ve çözmek açısından etkilidir. Geç ödemelerin tekrarlanması trendini fark ettiğinizde müşteri ile şeffaf ve samimi bir görüş alışverişinde bulunun. Sağlıklı bir ilişki, gecikmiş ödemenin temel nedenlerini anlamak ve çözüm üretmek ya da önlem almak adına faydalı olacaktır.

8) Ödeme koşullarını sıkı tutma

Kimi dönemlerde ve koşullarda tolerans göstermek makul olsa da, sürekli geç ödeme yapan ve hatırlatmaları dikkate almayan müşterilere kayıtsız kalmamak gerekir. Müşterinizle ilişkilerinizi koparmadan yapılabilecek şeyler var. Örneğin bir sonraki faturadan itibaren vade şartlarını veya ödeme yöntemini değiştirebilir, bir sonraki siparişlerinin üretimini geciken ödemeye bağlayabilirsiniz.

9) Haftalık veya Aylık mutabakat

Hesap alacaklarınızı haftalık veya çalışma yoğunluğunuza ve vadelerinize göre aylık bir mutabakatla gerçekleştirerek hem mevcut hem de gecikmiş tüm ödenmemiş faturaların net bir şekilde her iki tarafın muhasebesi açısından net bir şekilde görülmesini sağlayabilirsiniz. Bu, zamanında takip işlemleri başlatabilmeniz için potansiyel geç ödemeleri belirlemenize yardımcı olacaktır.

10) Peşin ödeme talebinde bulunma

Vadeli çalışıyor dahi olsanız, belli miktarlardan az siparişleri, belli tutarın altındaki faturaları peşin ödeme kabul ettiğinizi bir prensip olarak müşterilerinize belirtebilirsiniz. Bu özellikle, düşük tutarlı faturaların vade gecikmeleri için efor sarf etmemenizi, sağlar. Yine müşterilerinizden gelecek, özel siparişleri özel imalatlar ve benzeri istisnai siparişler içinde her zamanki vade seçenekleri değil peşin ödeme talebşiniz olduğunu dile getirmeniz, müzakere etmeniz yanlış olmayacaktır. (www.ihracat.co)