ŞİRKETLER İÇİN ORGANİZASYON YAPILARI VE KURUMSALLIK

Yeni bir şirket kuruyorsunuz veya mevcut şirketiniz büyümeye başladı ve organizasyon yapınız hala belirsiz. Bir şirketin nasıl yönetileceği, çalışanların yetki ve sorumlulukları ve hangi hiyerarşi içinde departmanların, iş istasyonlarının belirleneceği, organizsayon yapısı ile şekillenir.

Yeni bir şirket kuruyorsunuz veya mevcut şirketiniz büyümeye başladı ve organizasyon yapınız hala belirsiz. Bir şirketin nasıl yönetileceği, çalışanların yetki ve sorumlulukları ve hangi hiyerarşi içinde departmanların, iş istasyonlarının belirleneceği, organizasyon yapısı ile şekillenir.

Organizasyon yapısının nasıl olacağına, şirketinizin büyüklüğü, sektörü ve amaçlarına göre karar verilmelidir. Organizasyonel yapısı derken, şirket içi iletişim akış çizelgeleri olarak düşünmelisiniz. 

Zayıf veya şirketin içinde bulunduğu sektöre göre hatalı tasarlanmış organizasyon yapıları, farklı seviyelerde veya departmanlarda görevlendirilmiş yöneticilerin fazla, eksik veya hatalı yetkilere sahip olmasına ve dolayısıyla şirket içi iletişimde sorunlar yaşanması ile sonuçlanacaktır. İyi tasarlanmış organizasyon yapıları ise verimli iletişim kanalları üretecek ve hızlı, doğru, net kararlar alınmasını kolaylaştıracaktır. 

Belirli büyüklükteki organizasyonlar içinde en yaygın gözlenen organizasyonel yapıları aşağıdaki gibidir:

Fonksiyonel Organizasyon Yapıları

Fonksiyonel yapı en yaygın kullanılan organizasyon yapısıdır. Bu organizasyon yapısında tüm yöneticiler doğrudan şirketin en üst yöneticisine, örneğin genel müdüre rapor verir. Örneğin insan kaynakları, pazarlama, muhasebe gibi departmanlar kendi içinde departman müdürü tarafından yönetilir.

Bu departmanlar, departman şef ve/veya müdürleri tarafından birbirinden ayrı olarak yönetilir her departman çalışanı, iş direktiflerini kendi departman yöneticisinden alır ve yine ona rapor verir.

Fonksiyonel organizasyon yapısının en büyük avantajı, kolay, anlaşılır olması ve işletmeleri özenle bölümlere ayırmasıdır. Bununla birlikte, departman yöneticilerinden biri veya bir kaçının zayıf kalması veya tepe yöneticiye doğru bilgiler ulaştıramaması ciddş aksamalara neden olabilir. Tepe yönetici problemleri tespit edemezse bu departman yöneticilerinin yaptığı işin detaylarını, hata ve eksiklikleri tespit edebilecek ikinci bir mekanizma yoktur.

Ürün Bazlı Organizasyon Yapıları

Ürün bazlı organizasyon yapıları işlevsel yapının bir çeşididir, daha büyük şirketler için tasarlanmış bir modeldir. Bu akış şemasında, farklı ürünler mini şirketlere ayrılırken, tepe yöneticilerden oluşan bir grup en üstte yer almaktadır. Örneğin, gıda ürünleri üreten ve pazarlayan bir şirkette, her bölümün yöneticileri en üste rapor verecek şekilde, örneğin şirketin farklı ürün gruplarında: içecekler, atıştırmalıklar, süt ürünleri, dondurulmuş gıda gibi bölümlere ayrılarak yönetilirler. 

Bu organizasyon yapısında örneğin süt ürünleri departmanında yaşanan bir sıkıntı ve yönetici ile tepe yönetici arasında yaşanacak iletişim problemleri, diğer ürün gruplarının yöneticilerini ve çalışanları ve daha genel bir ifade ile şirketin diğer yönetim birimlerini etkilemez.

Müşteri Bazlı Organizasyon Yapıları

Şirketiniz sağlık ve spor gibi bir sektörde hizmet veriyorsa, müşteri temelli organizasyon yapısını kullanabilirsiniz. Müşteri bazlı organizasyon yapısına göre, alt kısımdaki farklı iş bölümlerinin her biri belirli bir müşteri grubuna verilecek hizmetlere göre belirlenir.

Örneğin muayene, yatan hasta, ayakta tedavi gören hastalar ve acil servis gibi, şirketin farklı kısımlarına kabul edilen hastalara göre, her bölümün yönetimi ve hizmet türü kendi içinde ayrışır. Her bölümün yöneticileri daha sonra doğrudan üstteki hastane yöneticisine rapor vereceklerdir. Bu aynı zamanda kısımların işleyiş farklılıklarından dolayı yönetim kargaşası yaşanmaması ve her kısmın farklı ilkeler ve hedeflerle yönetilebilmesi açısından sağlıklı bir organizasyon yapısıdır.

Bölgesel Organizasyon Yapıları

Belirli bir büyüklüğü geçen, bulunduğu şehrin hatta ülkenin dışında faaliyet göstermeye başlayan firmalar için, bölgesel organizasyon yapısı daha işlevseldir.

Farklı bölgelerde ofisleri, şubeleri alt şirketleri olan şirketleri merkezden yönetmek, firmanın hantallaşmasına ve bölgesel farklılıklardan doğan farklı yönetim ilkelerinin uygulanamamasına sebep olur.

Bölgesel organizasyon yapıları, farklı pazarlardaki taleplerin, yerel yönetimin getirdiği avantajlarla daha hızlı ve etkili karşılanmasını sağlar. Yerelleşme aynı zamanda, müşteri tarafından benimsenmeyi ve kabulü hızlandırır. Birden fazla coğrafi pazarda belli bir ürün hattında örneğin tek bir fiyatlandırma stratejisi ve tek bir pazarlama stratejisi ile hareket eden şirketler, daha küçük bölgesel rakipler ve onların ürünleri tarafından domine edilecektir. Yani eğer doğru bir yönetim ve strateji yoksa, pekala küçük balık büyük balığı yiyebilir.

Matris Organizasyon Yapıları

Matris yapısı örneğin sinema, yapım ve reklam sektöründe faaliyet gösteren şirketleri tarafından kullanılır. Bu şirketler yeni bir ürün örneğin yeni bir sinema filmi yapılacağı zaman, o filmi oluşturacak ekibin kurulması ve üretim tamamlandığında ekibin başka bir işe yönlendirilmesi şeklinde organize olur.

Örneğin bir müşterinin bir ürününün reklam filmini hazırlayacak ekip için bir yapımcı ve/veya bir yönetmen ekip lideri yani yöneticisi olabilir. İş tamamlanıncaya kadar şirketin tepe yönetiminden aldığı direktif doğrultusunda mevcut işin yapılmasını organize eder. Şirketin aynı anda farklı bir ekiple çektiği örneğin bir televizyon dizi ekibinde yaşanan sorunlar veya o projede yaşanacak aksamalar, diğer ekibi etkilemez.

Matris organizasyonda görev yapan bir iş grubu, örneğin bir film ekibi, kendi içinde iş bölümlerine ayrılabilir. Her bölümün ayrı görevlerini tamamlamak için ihtiyaç duydukları verileri almasını sağlamak için takım liderleri görev yapar. Örneğin, bir filmin yapımı esnasında bir ekip müzik üzerinde çalışabilir, diğeri özel efektlerle uğraşırken, bir diğer ekip, sahne ve kostüm tasarımıyla uğraşır. Bu alt ekiplerin senkronize ve birbirini takip eden bir zamanlama ile çalışması çok önemlidir çünkü birinde yaşanacak aksaklık ve gecikme hepsini etkiler.

Diğer Organizasyon Yapıları

Çoğu şirket, fonksiyonel yapının türevlerini kullanır. Bir organizasyon çeşidi seçer ve kendi şirketinize göre uyarlarken, hangi yapının şirketinizi yönetmek adına daha faydalı olacağını belirlemek için, sektörünüzdeki mevcut rakipler ve özellikle başarılı işletmelerin nasıl yönetildiğini araştırın. Size en uygun parçaları seçmek için, farklı organizasyon yapıları ile yönetilen şirketlerden her birinin en iyi bölümlerini karıştırabilir ve eşleştirebilirsiniz. Organizasyonu doğru kurulmuş şirketler her adımda, diğerlerinden daha hızlı daha doğru ve etkili kararlar alabilecektir.

Kurumsal Yönetim Neden Önemli?

Kurumsallık, kurumsal olmak, iş hayatında sık duyduğumuz popüler bir tabir. Kurumsal olabilmenin en zor yönü, pek çoğu küçük işletmeler olarak kurulmuş, büyümenin her aşamasında, başta finansal araçlar olmak üzere, yetki ve sorumluluğu her daim üzerinde toplamış şirket sahiplerinin, ikinci kişilere yani profesyonel yöneticilere yetki devrinde yaşadıkları güven sorunu ve alışılmışın dışına çıkmamak için gösterdikleri psikolojik dirençtir.

Diğer yandan belli bir büyüklüğü geçen özellikle ikinci neslin yönetime katıldığı aile şirketlerinin dağıldığını gösteren binlerce örnek bile, bu konuda empati geliştirme güçlüğünden dolayı doğru analiz edilememektedir.

Kurumsal şirketler bir nevi devletler gibi yönetilir, şirket kural ve yasaları, en tepeden en alt çalışana kadar her çalışanın yetki ve sorumluluklarını, hareket alanlarını belirler ve kuralların tavizi yoktur. Kurumsal yönetişim, şirketinizin hesap verme sorumluluğunu arttırmaya ve gerçekleşmeden önce büyük felaketlerden kaçınmaya yöneliktir. Kurumsal şirketlerde karar alma mekanizmaları, şirket tüzüğünde belirtilen usullerle belirlenir. Kurumsal bir şirket ayrıca, tedarikçileri, büyük müşterileri ve bunun yanı sıra hissedarlar ve borç sahipleri gibi şirket bünyesinde yer almayan kişi ve gruplarla istişare, toplantı ve karar alma süreçlerinde danışma ihtiyacı duyar.

Risk Azaltma Olarak Kurumsal Yönetim

Kurumsal yönetim özellikle belli bir büyüklüğü geçmiş bir şirket için son derece önemlidir ve neredeyse organizasyon yapısının belirlenmesi kadar hayatidir. Kurumsal şirketler, patron şirketleri ile karşılaştırıldığında, şirket sahiplerinin yaşayacağı, hukuki ihtilaflardan, haber kaynaklarındaki spekülasyonlardan daha az etkilenir.

Kurumsal bir şirket kamuoyundaki imajını, hissedarların beklentileri ve borç sahiplerinin yaptığı yatırımların güvencesini koruyarak şekillendirir. Patron şirketlerine nazaran,şirketin temsili, basın açıklamaları, sosyal sorumluluk projeleri gibi her alanda belli bir şablona göre, şirket vizyon ve misyonuna uygun şekilde hareket edilir.

Kurumsal şirketler bir örgütün ve çalışanlarının paydaş felsefesini ve şirket kültürünü belirler. Kurumsallık kişilerden bağımsız olduğu için, sadece müşteriler açısından değil çalışanlar tarafın dada şirketin devamından ve sürekliliğine karşı güven unsurudur.