İhracat Departmanı Kurulurken İlk Adım
Şirketler ihracat departmanlarını oluştururken veya yeniden kurgulama ihtiyacı duyduklarında ilk olarak şu soruyu yanıtlamalılar: Satış ve operasyon tek çatı altında mı yönetilecek?
Aslında bu sorunun yanıtı biraz sektörünüzle ve şirketin büyüklüğü ile alakalı. İhracata yeni başlayan şirketlerde genel eğilim, firmanın yurtdışı satış pazarlama, nakliye, gümrük ve lojistik süreçleri, fuar katılımı gibi tüm işlerin dış ticaret uzmanı veya departmanı tarafından yönetilmesidir ancak bu işler farlı donanım, farklı roller ve farklı kariyer planı gerektiriyor.
Burada kastedilen satış ve operasyon süreçlerinin tamamen farklı uzmanlık gerektirdiğidir. Örneğin operasyon temsilcilerinizin gümrük mevzuatına hakim olmasını, gümrük müşavirleri ile aynı dili konuşabilmesini beklersiniz. Operasyon temsilcisi, eğer lojistik süreçler ayrışmamışsa, nakliye tarafına da hakim olmalı. Operasyon temsilcisi, tekrarlayan işleri sabırla ve titizlikle yineleyecek ve düzenli dokümantasyon yapabilecek bir iş disiplinine sahip olmalı. Kısaca masa başı çalışma disiplinine sahip bir çalışan profilinden bahsediyoruz.
Satış ve operasyon temsilcisi başlığını taşıyan ilanlara hepimiz aşinayız. Ancak İhracat departmanı standart bir ticari malın perakendecilere tanıtım ve satışını içeren call-center benzeri işlerden tamamen farklıdır. Operasyon temsilcisi olacak kişiler; gümrük mevzuatı, lojistik yönetimi, sipariş yönetimi, ihracat dokümantasyonu gibi teknik bilgi ve deneyim gerektiren işleri üstlenebilecek kapasitede, yabancı dil bilen kişilerden seçilmelidir.
İhracat satış görevini üstlenecek çalışanlar ise daha dışa dönük, sahada çalışmaya uygun, iletişimi kuvvetli aday profili belirlenerek seçilmelidir.
İhracat departmanı içinde satışın ayrı bir alt birim olması, en azından yurtdışı satış pazarlama temsilcileri ile operasyon temsilcilerinin ayrılması daha efektif ve profesyonel bir tercih olacaktır.
İhracat Departmanında Satış ve Operasyon Neden Ayrışmalı?
Günümüzde satış ve pazarlama global ölçekte ele alınmalıdır. Üretim tesisleriniz veya tedarikçiler ile kurguladığınız bir ticaret ağınız olduğunu düşünün. Satışı yapılacak ürün veya hizmetlerin mümkün olan en uygun satış kanalına entegre edilmesi beklenir.
Örneğin aynı ürünü yurtiçi ve yurtdışı pazarda ne oranda satacağınız yani yurtdışı ve yurtiçi satış payını her iki pazara hakim bir satış ve pazarlama departmanının belirlemesi daha sağlıklı olacaktır.
Kısaca firmanızın satış ve pazarlama departmanının yurt içi ve yurtdışı pazarı yöneten tek bir birim olması veya yurtdışı satış yönetiminin ihracat operasyondan ayrı bir ekip ile kurularak, yurtiçi satış birimi ile entegre çalışması size şu faydaları sunar:
- En iyi
fiyat ve ödeme şartları ile satış anlaşmalarının yapılması.
- Yurtiçi ve
yurtdışı pazarı risk ve fırsatlara göre karşılaştırma.
- Yurtiçi ve
yurtdışı satışların finansal süreçlerinin karşılaştırılması.
- Arz talep yönetimini tüm müşterileri kapsayacak şekilde yönetebilmek.
İhracat Operasyon Temsilcisinin Satış Sürecinde Rolü
İhracat operasyon ekibinin satış aşamasındaki temel rolü, satış gerçekleştiği anda başlar. Örneğin onaylanmış bir sözleşme veya müşterinin onayladığı bir proforma faturanın ardından, müşteriden alınan siparişe bağlı üretim talep formu veya imalat kartlarının oluşturulması bu birimin sorumluluğundadır. İlgili kişinin iş tanımı operasyon temsilcisi veya müşteri temsilcisi olabilir. Temel beklenti, müşterinin talep ettiği ürünün üretilmesi, paketlenmesi, sevk edilmesi ve gümrük işlemleri dahil tüm süreçlerin takibini ve kontrolünü tek elden yapmaktır.
Bir ürünün nasıl üretileceği kadar nasıl paketleneceği, paletli, dökme veya farklı taşıma standartlarına sahip olup olmadığı da önemlidir. ürünlerin veya paketlerin üzerindeki etiketler, üretim süreci veya bitiminde yapılacak testler, alınması gereken sertifikalar, en az ihracat evrakları kadar önemli olabilir. Kısaca yurtdışı müşteriden gelen tüm taleplerin maddeler halinde sipariş formalarına işlenmesi ve takibinin tek bir elden organize dilmesi yani işin takibi önemlidir.
Yurtdışı müşteriler ile iletişimin satış yetkilisinin kontrolünde devam etmesi beklenir ancak, üretim, sevkiyat ve gümrük işlemleri süreci operasyon temsilcisi tarafından yürütülecektir. Üretim yapan bir firma iseniz, kalite yetkililerinin, eğer ayrı bir birim ise lojistik personelinin dahil olduğu bir mail silsilesi, her siparişin tam ve eksiksiz bir süreç içinde gerçekleşmesine katkı sağlayacaktır.
Proje bazlı çalışıyorsanız örneğin bir inşa veya imalat projesi için standartları o satışa özel imalat gerektiren bir mal satıyorsanız veya hazır giyim gibi standartları ve içeriği detaylı ve hızlı değişen bir ürün grubunuz var ise, operasyon ve satış temsilcilerinin yanında, müşteri temsilcilerine sahip olmanız daha sağlıklı olacaktır.
İhracat Departmanı Nasıl Kurgulanmalı Kimlerden Oluşmalı?
Sektörünüz ihracat departmanınızın nasıl yapılanacağını etkiler ancak firma büyüklüğünüz ve ihracat satış ve operasyon süreçlerinin adet bazında yüksek ve içerik bakımından karmaşıklaşması da ihracat departmanınızdaki iş bölümünün detaylanmasını, birimlerin ayrışmasını ve daha keskin bir uzmanlaşma gerektirmesine sebep olur.
Şu ana kadar Operasyon ve satışın ayrılmasının mümkünse başlangıçtan itibaren alınması gereken en doğru karar olduğundan bahsettik. Peki ya firma büyüyor, beyanname sayınız hızla artıyor ve iş süreçleriniz gittikçe daha komplike süreçler gerektiriyorsa sonraki adım ne olmalı?
Lojistik Uzmanı İstihdamı
Her ay yüzlerce beyanname açan, yüzlerce konteyner ve tır çıkışı olan bir firma için lojistik süreçleri uzman bir personel veya ekiple yönetmek lojistik maliyetlerinizi düşürmenizi ve lojistik süreçleri maksimum fayda ile yönetmenizi sağlar. Yıllık nakliye kontratları için lojistik firmaları ile iletişimi yönetecek, spot piyasayı takip edip en iyi fiyat ve en kaliteli hizmet sunacak lojistik çözümlerini bulacak, lojistik kökenli bir uzman ihracat firmanıza güç katacaktır.
Gümrük Mevzuatı İçin Uzman İstihdamı
Gümrükleme prosedürleri ve ulusal gümrük yönetmeliklerine aşina, gümrük muhasebesi ve günlük gümrük işlerini takip edecek bir uzmanın bünyenizde bulunması firmanızın müşavirden kaynaklanacak eksik veya yavaş bilgi akışından etkilenmemesini sağlar. Operasyon temsilcilerinizi destekleyecek gümrük mevzuatına hâkim bir uzman personel hatta dış ticaret departmanınızın altında ayrı bir birim oluşturabilirsiniz.
Yurtdışı Müşteri Temsilcileri
Bazı ürün grupları stoklu satışa uygundur veya müşteriye göre ürün özelleştirme, fason, private label üretim süreçlerini özelleştirmek kolaydır. Ancak bazen tamamen müşterinin talep ettiği, model, kalıp, karışım ve ölçü gibi detaylar barındıran ve üretim sürecinin tekliften teslime kadar sıkı takip edilmesi gereken ihraç ürünleri vardır. Yapılacak en ufak hatanın sipariş iptali, sevkiyat iptali ve hatta sizi tazminatla yüküm kılacağı bir satışın, uzman bir müşteri temsilcisi tarafından takip edilmesi gerekir.
İhracat İthalat Finans Uzmanı
İhracatçı açısından ilk tercih peşin ödeme ile çalışmaktır. Ancak çoğu zaman rekabet sizi vadeli fiyatlar vermeye zorlar. Bu noktada Eximbank sürecine hakim, Akreditif deneyimi olan, forfaiting, faktoring, reeskont kredisi gibi alacak iskontosuna dayalı nakit finansman yöntemleri hakkında bilgi sahibi bir uzmana sahip olmanız, satış hacminizin artmasına, finansal süreçleri en efektif ve en az riskle yürütmenizi sağlar.
Bir operasyon temsilcisinden belirli ölçüde finansal süreçler hakkında bilgi sahibi olmasını bekleyebilirsiniz ama bir sonraki adım, satış ve operasyon temsilcilerinize destek verecek, finans departmanınızla ihracat departmanınız arasında köprü kuracak bir uzmanı bünyenize katmak olmalıdır.
Tedarik Zinciri Yönetimi
Tedarik zinciri yönetimi bir şirketin iş akışlarını iyileştirmek için atabileceği en önemli adım. Tedarik zinciri yönetimi, hammadde tedariği, yani yurtiçi satın alma veya ithalatla başlayan, nihai ürün veya hizmet müşteriye teslim edilene kadar tüm aşamaları kapsayan, firmaların iş süreçlerinin planlanması, veri ve finans akışının yönetilmesidir.
Tedarik zinciri yönetiminin ERP modüllerine entegrasyonu, şirketlerin değişen talep, tedarik ve piyasa koşullarına uyumunu hızlandırıyor. Ancak bunun teoride kalmaması için artık bir birim veya TZY uzmanı istihdam edilmesi gerekiyor. Kısaca sadece yazılım ile ve ilgili departmanların eşgüdümle kendiliğinden entegre olmasını beklemek, özellikle ihracat yapan veya yurtiçi satış hacmi yüksek şirketler için mümkün değil. Kısaca, kobi boyutunu geçen şirketler için artık TZY için yönetici istihdamı, sürecin uzmanlarca takibi şart.
Bu noktada sadece ihracat
departmanı değil, ihracat, ithalat, lojistik, planlama, kalite, üretim, satın alma, sevkiyat dahil tüm süreçlerin akış şemasında yer alacağı bir TZY hayata geçirilmeli.
Yazan: Aykut Alan
YORUM