1.06.2016

ULUSAL VE ULUSLARARASI FUAR KATILIMI

fuar masrafları, fuar organizasyonu

Ticaret fuarları ve sergileri belirli ve önceden tespit edilmiş bir zaman zarfında, mal ve hizmetlerin ticari amaçla sergilendiği, satıcılarla potansiyel alıcıların karşı karşıya geldiği ve yeni iş bağlantılarının kurulduğu fiziksel mekanlardır. Müşterilerle yüz yüze temas ve ürünlerin direk sergilenebilmesinin yanı sıra, mevcut ve potansiyel rakipler ve onların ürünlerini gözlemlemek içinde bir fırsattır. Fuar ve sergiler bir araya getirme, ürün sunumu, alıcının tepkisinin ölçülmesi, potansiyel müşterilerin tespiti, rekabeti izleme, yeni dağıtım kanalları bulma, müşteriler kadar rakipler ve rakip ürünlerin gözlemlenmsi gibi fonksiyonları ile çok önemli promosyon araçlarıdır.
Uluslararası fuar/sergiler ana hatlarıyla her türlü mal ve hizmetin sergilenebildiği ‘genel ticaret fuarları’, daha ziyade tüketicinin ilgisini çekmeye yönelik olan ve tüketim mallarının sergilendiği ‘tüketici fuarları’, sadece belli bir ürün veya ürün grubunun sergilenebildiği ‘ihtisas fuarları’ndan oluşur. Bunların dışındaki fuar sergi tipleri ise çeşitli ekonomik konularda ulusal ve uluslararası başarıların sergilendiği ‘dünya sergileri’ ile genel nitelikli veya belirli bir ürün veya ürün grubuna yönelik ve bir ülkenin tek başına katıldığı, başka katılımcı ülkenin olmadığı ‘solo fuarlar’ dır.

Dünyada düzenlenen fuarlar (hem sektör hem de ülke bazında), Türkiye’de düzenlenen fuarlar ve Türkiye’nin yurt dışında milli düzeyde iştirak edeceği fuar/sergiler ve solo sergiler ile ilgili bilgiler igeme nin sitesinden takip edilebilir. www.igeme.com.tr/category/fuarlar/   

Fuar Seçiminde Göz önünde Bulundurulması Gereken Hususlar Nelerdir ?
Ticaret fuarları pazarlama planının vazgeçilmez bir unsurudur. Ancak fuarların oldukça yaygın ve
fazla olduğu düşünüldüğünde, her firmanın kendi ürün grubu ve pazar seçimine, beklentilerine uygun fuarları belirleyip katılım sağlamasında fayda vardır. Bu özellikle küçük bütçeli firmalar için
çok önemlidir. İhracatçı, ürünleri ile ilgili kapsamlı bir pazar araştırması yapmalı ve hedef pazarlarını belirlemeli, pazarla ilgili olarak pazara giriş, pazarın potansiyeli, rekabet, ürünle ilgili istekler, nakliye, satış ve dağıtım kanalları, promosyon faaliyetleri gibi bilgileri temin etmelidir. Hedef pazarlar tespit edildikten sonra uygun fuar seçimi için bir takım bilgilerin derlenmesi gerekir:
Fuarın adı, düzenlendiği şehir ve ülke, tarihi, sergilenebilecek ürünler ve ürün grupları, vs.
Bir önceki fuarın kataloğu
Brüt ve net stand alanı
Ziyaretçi promosyon kampanyası
Fuar hakkında o ülkedeki Ticaret Müşavirliklerimizin ve meslek kuruluşlarının görüşleri
Fuarın organizatörü ve destekleyen kuruluşlar
Bir önceki fuarın raporu ( Katılımcı ülke ve firma sayısı (yerli ve yabancı), ziyaretçi profili, fuardaki iş bağlantıları)
Aynı konuda ve tarihlerde benzer fuarlar var mıdır, seçtiğiniz fuar alternatifleri içinde en iyisimidir?
Etkin bir katılımın maliyeti nedir? Fayda/maliyet analizi
Fuardan sonra da bu pazar için para ve zaman yatırımı yapılabilecek midir?
Potansiyel alıcılara fuarda ulaşma olanağı ve alıcıların fuar aracılığıyla iş yapma alışkanlığı varmı?
Bu fuara katılındığı takdirde ne tür finansal destekler temin edilebilir?
Bu fuara daha önce katılan firmaların izlenimleri
Fuarda düzenlenecek yan etkinlikler
Organizasyon prosedürleri ve hizmet temini
Organizatör kuruluşun organizasyonu ile katılınıyorsa, organizatörün geçmiş tecrübeleri,referansları
Organizatör kuruluşun üstlendiği tanıtım kampanyası

İhracatçı Fuara Nasıl Hazırlanır?
Bir ticaret fuarına katılım ve sürecin dikkatlice planlanması gerekir. Başarılı bir planlama ve katılım için bir kişi fuar koordinatörü olarak tespit edilmelidir. Bu kişi fuar bütçesinin hazırlanması ve takibi, organizasyon prosedürlerinin yürütülmesi, stand rezervasyonunun yaptırılması, sergilenecek malların seçimi, stand konstrüksiyon ve dekorasyonunun organizasyonu, nakliye, gerekli stand elemanlarının bulunması, organizasyonu, eğitimi ve görev tanımlarının belirlenmesi, ziyaretçi promosyonu, ziyaretçi kayıtlarının tutulması, follow-up, değerlendirme gibi işlerden sorumlu olacaktır. Fuar koordinatörü stand kurucularının seçiminden, dokümantasyona kadar fuarın bütün işleri ile ilgi olarak katılımcılara yardımcı olabilmektedirler. Fuara katılımın başarıya ulaşmasında olmazsa olmaz faktörlerden birisi fuardaki standımızı belirlenen hedef kitleden yeteri sayıda kişinin ziyaret etmesinin sağlanmasıdır. Promosyon kampanyasının temel amacı hedef kitlenin katılımınız hakkında bilgilendirilmesi ve bu kişilerin standımızı ziyaret için motive edilmesidir. Bu amaçlara ulaşmak için belli başlı yöntemler şunlardır:
Hedef kitlenin belirlenmesi: Genel olarak hedef kitle ithalatçılar, acentalar, distribütörler,toptancılar,
perakendeciler, satın alımcılar, ürünlerin kullanıcıları, satın almada bilgisine başvurulan teknik personel, Ticaret Odaları, konuyla ilgili kamu ve meslek kuruluşları, dernek ve birlikler, tüketiciler, seyahat acentaları, tur operatörleri ve basından oluşur.
Fuar için yayınlar hazırlama: Katılımcı firmalar tarafından hazırlanabilecek basılı materyal genel olarak firma broşürü, ürün katalogları, ürün ve fiyat listeleridir.
Direkt postalama: Tespit edilen hedef kitle için fuar açılmadan makul bir süre önceden bir davet yazısı hazırlanmalı ve mümkün olduğunca kişi ismine gönderilmelidir. Ekinde firma broşürü, ürün katalogları, fiyat listeleri vs. materyal, ücretsiz giriş biletleri yer almalıdır.
Fuar kataloğuna giriş: Giriş için son başvuru tarihi araştırılmalı ve takvime alınmalıdır.
Kişisel temaslar: Fuar öncesinde veya sırasında telefonla veya bizzat ziyarete giderek yapılabilir. Kişisel temaslar özellikle diğer promosyon faaliyetlerinin ihmal edildiği ‘acil durumlarda’ gereklidir ve iyi de sonuç verdiği gözlenmiştir.
Basınla ilişkiler: Basında yer almak özellikle direkt postalama listesinde olmayanlara da ulaşılabilmesi açısından önem taşır. Basın bülteni hazırlanmasındaki temel prensipler; kısa olması, bir sayfayı geçmemesi, genellemelerden kaçınılması, firmayı ve ürünleri tanıtan kısa fakat etkili bilgi verilmesi, büyük marjlar kullanılması, fuarın adı, tarihi ve stand numarasının mutlaka belirtilmesidir. Basın bülteni fuardan altı- sekiz hafta önce tanıtıcı fotoğraf eşliğinde gönderilmelidir.
Reklam: Bireysel olarak katılımcılar için nispeten pahalı olmakla birlikte reklam, ziyaretçi promosyonu açısından önemli bir yöntemdir. Reklam fuar kataloğuna, ticaret ve ekonomi dergileri veya günlük gazetelere ve günümüzde en önemli mecra olan internet siteleri ve mobil uygulamalar aracılığı ile verilebilir.
Fuarın elektronik enformasyon sistemine giriş: Birçok fuarda elektronik bilgi sistemleri bulunmakta ve ziyaretçiler katılımcı firmalar, stand numaraları, ürünler, hizmetler gibi bilgilere bunlar vasıtasıyla ulaşabilmektedirler. Bu hizmet genelde ücretsizdir, enformasyon sisteminden ne şekilde faydalanılabileceği araştırılmalı ve ihmal edilmemelidir.

Fuarlara Katılımın Maliyet Kalemleri
Fuar maliyetleri, her fuar tipi ve dönemine göre değişmektedir. Gereksiz harcamaların önlenmesi ve harcamaların öngörülmesi amacıyla, detaylı bir bütçe hazırlanması ve bu bütçe dahilinde kalmaya özen gösterilmesi önemlidir. Geniş kapsamlı ve gerçekçi bir bütçe hazırlanması aşağıdaki aşamaları gerektirir:
- Fuara katılım ile ulaşılabilecek amaçların belirlenmesi
- Bu amaçlara ulaşabilmek için yapılacak işlerin belirlenmesi
- Masrafların öngörülmesi
Katılımcının gereğinden fazla veya az harcama yapmasının önlenmesi için muhtemel harcama kalemlerinin belirlenmesi ve kaynakların harcama kalemlerinin önemi oranında dağıtılması gerekmektedir. Fuara katılımla ilgili belli başlı harcama alanları aşağıda belirtilmiştir.
Stand masrafları: Yer kirası, stand dizaynı ve konstrüksiyonu, etelaj, grafik çalışmaları, elektrik,
mobilya, yer kaplaması, ekipmanlar, çiçek, taşıma, telefon ve faks bağlantıları, sigorta, depo ve
güvenlik, temizlik, video gerekiyorsa su, atıklar, gaz, basınçlı hava vs.
Sergi ürünleri: Fuarda sergilenecek ürünlerin tespit edilmesi, fuar için özel numuneler ve
ambalajlar hazırlanması, demonstrasyon için gerekli ekipman ve malzemenin temini.
Nakliye : Sergi ürünlerinin nakliyesi, nakliye ambalajı, gümrükleme masrafları, gümrük ve ithal vergileri, sigorta ücretleri, depolama vs. Sergilenen ürünlerin maddi değeri ve nakliye maliyetleri kıyaslanmalı ve mümkünse nakliye maliyetini arttıracak fakat yeniden kullanımı mümkün olmayan yahut paha ifade etmeyen ürünler, geri götürme zorunluluğuda yok ise bırakılmalıdır.
Personel masrafları: Fuara gidecek temsilcilerin yol, konaklama vs. masrafları, stand elemanları için ödenecek ücretler.
Promosyon masrafları: Promosyon faaliyetlerinden yapılması planlananlar için yapılacak masraflar.
İkramlar: Fuar süresince standda sunulacak yiyecek ve içecekler, yemek davetleri vs.